ERP
(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan. ERP
berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II
sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP)
yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP
secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik,
distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting
perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen
persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP
sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul
ERP
Secara modular, software
ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management,
Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer
Service, Production Planning and Control, Project System, Environment
Management.
2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and
Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manfaat Menggunakan
ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya
ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa
melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga
terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan
peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama
untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit
dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Tips memilih
ERP
Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih
ERP yang sesuai bagi perusahaan:
1. Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses
seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience
adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses
seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.
Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang
terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan.
Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau
terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan
pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih
ERP.
Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting
organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar
antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian
ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software
ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
3. Analisa Business Strategy
- Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
- Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
- Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
- Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
- Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
- Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja
yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
- Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
4. Analisa People
- Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi
ERP?
- Siapa yg akan mengimplementasikan
ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
- Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
- Apa yg diharapkan para calon user thd
ERP?
- Adakah
ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
- Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
5. Analisa Infrastruktur
- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall
networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary
system)?
- Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
- Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
6. Analisa Software
- Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
- Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis
tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
- Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?
- Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
Implementasi
ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi
ERP:
1.
ERP adalah bagian
dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan
hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh
adanya
ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya
ERP.
2.
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi
ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi
ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi
ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi
ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya
ERP
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan
ERP
Kegagalan
ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan